La necesidad de crear una descripción archivística coherente, apropiada e inteligible por sí misma, así como la necesidad de recuperación y el intercambio de información sobre la documentación de archivo, llevó a la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción Archivística a elaborar un conjunto de reglas generales.
En el Archivo Municipal de Siero se ha desarrollado una interfaz de fácil uso, flexible que aprovecha al máximo las capacidades de la norma.
1. Área de identificación
- 1.1 Código de referencia: ES. AMU 33066
- 1.2 Título: Archivo Municipal de Siero
- 1.3 Fechas Extremas: S. XVI a 2014 (Fondo abierto)
- 1.4 Nivel de Descripción: Fondo
- 1.5 Volumen y Soporte: 18.501,10 metros lineales de documentos, contenidos en 17.974 unidades de instalación, descritos en el programa de gestión integral AUPAC (Automatización del Procedimiento Administrativo Común), desde el año 1993 se comenzó a informatizar la totalidad de sus fondos, estos son los resultados hasta el 31 de Diciembre de 2013:
- Documentos electrónicos archivados desde el año 1.993 hasta el 31 de Diciembre de 2.013: 988.967 (Novecientos Ochenta y Ocho Mil Novecientos Sesenta y Siete)
- Expedientes electrónicos AUPAC (Automatización del Procedimiento Administrativo Común) desde 1.993 hasta el 31 de Diciembre de 2.013 y que están en el Archivo: 153.029 (Ciento Cincuenta y Tres Mil Veintinueve)
- Expedientes informatizados en soporte papel desde el año 1.993 hasta el 31 de Diciembre de 2.013 en el Archivo: 119.954 (Ciento Diecinueve Mil Novecientos Cincuenta y Cuatro)
- Total de expedientes en el Archivo Municipal: 272.983 (Doscientos Setenta Mil Novecientos Ochenta y Tres)
1.6 Unidades de Instalación: 15.500 Unidades de instalación (fondo abierto) 2. Área de contexto
- 2.1 Nombre del Productor: Ayuntamiento de Siero
- 2.2 Historia Institucional: Más información
- 2.3 Historia Archivística: Más información
- 2.4 Forma de Ingreso:
- El Archivo recibe continuamente nuevos ingresos y transferencias de documentos previa coordinación con las diferentes oficinas que conforman la Institución y siempre de acuerdo con el Reglamento de Organización y Funcionamiento de los Entes Locales, la Ley 7/85 de Bases de Régimen Local, la Ley 30/92 y sus posteriores modificaciones.
- Las Transferencias se realizan a través de la Hoja de Remisión que poseen todas las oficinas municipales en la Gestión Integral del propio Ayuntamiento.
3. Área de alcance y contenido
- 3.1 Alcance y Contenido:
- Los documentos son el reflejo de la gestión municipal en el ejercicio de sus competencias.
- Son de destacar las series correspondientes a Urbanismo y Obras, por la frecuencia de su consulta.
- 3.2 Valoración, selección y eliminación: La selección, Valoración y eliminación de documentos se realiza con la gestión documental integral que sigue los acuerdos de la Comusión Calificadora de Documentos del Ayto. de Siero
- 3.3 Ingresos: Las transferencias se hacen normalizadas a través de la Hoja de Remisión de Fondos informatizada, siempre bajo los parámetros de la Gestión Integral.
- 3.4 Organización: Más información
4. Área de condiciones de acceso y utilización
- 4.1 Situación Jurídica: Son documentos públicos de titularidad municipal y por lo tanto sujetos a la legislación y normativa legal.
- 4.2 Condiciones de acceso:
- Previa solicitud razonada y dirigida al Alcalde de la Corporación, el Archivo es de libre consulta de acuerdo con la Ley 16/85 de 25 de junio de Patrimonio Histórico Español, la Ley 30/92 y sus posteriores modificaciones y otras Leyes específicas.
- Existen cautelas para los documentos que contiene datos de carácter personal contenidos en la Ley.
- 4.3 Normas sobre reproducción: Se pueden reproducir los documentos, excepto aquellos que presenten algún grado de deterioro o los que por estar cosidos no puedan reproducirse sin afectar al documento.
- 4.4 Lengua de los documentos: Castellano.
- 4.5 Características físicas: Soporte Informatico y soporte papel. El estado de conservación es bueno , salvo documentos históricos deteriorados por haber estado durante mucho tiempo en adversas condiciones de conservación; se observa un deterioro en la grafía de los documentos sobre papel de auto calco y sobre papel reciclado, por lo que este Archivo ha recomendado a la Institución la no utilización de estos últimos, (Acuerdo de la Comisión de Gobierno de 17 de noviembre de 1994).
- 4.6 Instrumentos de descripción:
- Cuadro de Clasificación de Archivo que sigue el cuadro de clasificación de Archivos de la Comunidad de Madrid publicado en Madrid en 1988, y adaptado a las necesidades del Ayuntamiento de Siero.
- Inventario Generales de Ingresos elaborado con las Hojas de Remisión de Fondos.
- Indices de Series documentales Indices: Onomástico, geográfico, numérico y cronológico Indices de procedencia de la documentación Bases de datos de la aplicación informática (Gestión Integral)
5. Área de documentación asociada
6. Área de notas
7. Área de control de la descripción
- 7.1 Nota del archivero: Descripción realizada por Rosa Mª Villa González. Archivera Municipal de Siero.
- 7.2 Reglas o normas: ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística.
- 7.3 Fechas de la descripción: Febrero 2014
